Kısa yanıt
Tekliften teslime takip, her müşteri işi için tek bir kayıt açıp teklifin sürümünü, sorumlusunu, durumunu ve sonraki adımını orada tutarak kurulur. Onaylanan teklif teslim işlerini başlatır; revizyon ve gecikmeler aynı kayıtta görünür. AI, taslak ve özet hazırlayabilir veya bekleyen işi hatırlatabilir. Fiyat ve müşteri taahhüdü gibi kararlar ise yetkili kişinin onayından geçer.
Takip kaydında hangi bilgiler olmalı?
Bir tablo ya da mevcut CRM içinde şu alanlarla başlayın. Ekibin gerçekten doldurmadığı alanları baştan çoğaltmayın.
| Alan | Ne işe yarar? |
|---|---|
| Müşteri ve iş | Hangi talep ve teslim konuşuluyor? |
| Teklif sürümü | Müşterinin gördüğü son kapsam hangisi? |
| Sorumlu | Bir sonraki hareketi kim yapacak? |
| Durum ve tarih | İş hangi aşamada, en son ne zaman değişti? |
| Sonraki adım | Ne yapılacak ve ne zamana kadar? |
Örnek: tekliften teslimata dört adım
- Teklif: Satış ekibi talebi ve kapsamı kaydeder. Teklifin ilk sürümü hazırlanır ve sorumlu kişi atanır.
- Revizyon: Müşteri bir değişiklik istediğinde yeni sürüm açılır. Eski kapsam ve karar kaybolmaz.
- Onay: Yetkili kişi fiyatı, kapsamı ve taahhütleri kontrol eder. Müşteri onayı kayda geçince teslim görevleri açılır.
- Teslim: Görev sahibi ilerlemeyi günceller. Eksik bilgi veya gecikme varsa ilgili kişiye haber gider; teslim ve müşteri bilgilendirmesi kayda işlenir.
Örneğin müşteri teklifin üçüncü sürümünü onayladığında ekip, birinci sürümdeki iş listesiyle çalışmaya başlamamalı. Onaylanan sürüm ile teslim görevleri birbirine bağlanırsa bu hata görünür olur.
AI burada hangi işi üstlenebilir?
- Gelen talebi okuyup teklif için ilk taslağı ve eksik bilgi sorularını hazırlar.
- İki sürüm arasındaki değişiklikleri özetler; ekip kapsam farkını hızlıca görür.
- Bekleyen onayı veya yaklaşan teslim tarihini ilgili sorumluya bildirir.
AI'ın hazırladığı metnin müşteriye otomatik gönderilip gönderilmeyeceği işin riskine göre belirlenir. Standart durum güncellemesi otomatik gidebilir; fiyat, sözleşme kapsamı ve yeni taahhütler için yetkili onayı tanımlanır.
Başlamadan önce kontrol listesi
- Teklifin onaylanan sürümü herkes tarafından aynı yerden görülebiliyor mu?
- Her açık işin bir sorumlusu ve sonraki adımı var mı?
- Müşteri değişiklikleri eski kararın üzerine yazılmadan saklanıyor mu?
- Onaydan sonra teslim görevlerini kimin açacağı belli mi?
- Geciken iş ve teslim tarihi için kime haber verileceği tanımlı mı?
Bu soruların yanıtı netleşince mevcut araçlarla başlayıp gereken bağlantıları kurabilirsiniz. WhiteGate, uygun ilk uygulamayı belirler, geliştirir ve ekibinizle günlük kullanıma alır. Hizmet yaklaşımını inceleyin veya uygunluk görüşmesi isteyin.